Taakbeheer
Direct inzicht in alle openstaande en afgeronde taken, inclusief logboek, foto's en omschrijvingen.
Wat is taakbeheer?
Taken komen voort uit issue, schade of hygiëne meldingen of via los aangemaakte tickets. Deze module biedt een duidelijk totaal overzicht van alle openstaande en afgeronde taken binnen SIMA.
Vanuit de taakbeheer module is het erg eenvoudig om openstaand werk toe te wijzen aan medewerkers, teams of externe partijen. Na de toewijzing, ontvangt de desbetreffende gebruiker alle relevante informatie omtrent de melding met daarnaast de bevoegdheid om wijzigingen/updates door te voeren die nodig zijn om een taak succesvol af te ronden. Daarnaast heb je door middel van de kaartweergave een visueel overzicht van alle taken die nog openstaan.
Heb je een taak toegewezen gekregen? Tijd om deze in behandeling te nemen!
Hoe gebruik je taakbeheer?
Elke gebruiker heeft toegang tot een eigen overzicht, zowel in lijst- als kaartweergave, met taken die aan hem of haar zijn toegewezen. De taken in dit overzicht bevatten relevante informatie over de locatie, de melder, een getailleerde omschrijving met foto/video materiaal en eventueel een deadline waarvoor de taak moet worden opgelost. Je kunt daarnaast direct artikelen toevoegen uit je inventarislijst die je nodig hebt om je taak op te lossen. Deze artikelen kan je na gebruik ook direct factureren met de ingebouwde facturatiemodule.
Daarnaast registreert SIMA elke mutatie of statusupdate van een taak in het digitale logboek. Hierdoor is altijd inzichtelijk wie er aan een taak heeft gewerkt en wat er gedurende een periode is uitgevoerd. Medewerkers kunnen eenvoudig een taak updaten door bijvoorbeeld de status te wijzigen, foto- en videomateriaal toe te voegen of aanvullende informatie aan te leveren.
Wanneer een taak wordt afgerond, komt deze terecht in een totaaloverzicht met alle afgeronde taken zodat je ze wel altijd nog kan terug vinden. Vervolgens is het erg eenvoudig voor de back-office om te beoordelen op basis van de uitgevoerde werkzaamheden of deze taak inderdaad succesvol is afgerond.
Waarom taakbeheer in SIMA?
De taakbeheer module biedt een handig totaaloverzicht van alle taken die opgepakt moeten worden binnen de organisatie en helpt daarnaast bij de succesvolle afronding hiervan. SIMA registreert ook alle mutaties per taak en voegt deze toe aan het digitale dossier van een woning.
Het nauwkeurig registreren en oplossen van taken zorgt ervoor dat jullie huisvestingsportfolio in goede staat blijft en dat bewoners hier prettig kunnen wonen. Daarnaast is het een eenvoudige manier om aan te kunnen tonen dat issues accuraat worden opgelost. De volledige historie aan taken van alle locaties blijft ten alle tijde inzichtelijk; dit kan bijvoorbeeld goed van pas komen bij een SNF controle.
Naast bovenstaande functionele toepassingen van taakbeheer binnen SIMA, ontstaat er ook ontzettend veel waardevolle data die gebruikt wordt voor het maken van management rapportages in de dashboard module van SIMA.
“SIMA heeft ons geholpen om een digitale transformatieslag te maken op het gebied van beheer”
______________________
Marc van de Veen
Covebo uitzendgroep
